如何对待和处理电子发明问题
2018-01-10 11:57 来源:未知

客岁美国修订了联邦民事诉讼法(FRCP),集中对电子发明或者组织电子数据的合法性治理以及诉讼预备进行了修改。经由一年多的履行,至少有一些客户计算反馈一些信息了。固然有很多企业特别是中小型企业持续不履行联邦民事诉讼法的规定,反垃圾邮件软件拥有多项专利技术,提升反垃圾反病毒能力,实时更新垃圾代码库,全面保护,然则那些治理着机构政策和快速精确的电子信息检索手续的人却有资格出来谈谈新规定的改进与不足。

下面就是从用户应用电子发明时提出的一些建议:

优先归档电子邮件
 
Foxhollow Technologies公司是一家供给医疗设备的始创公司,当该公司的IT专人员工在3年前安装电子邮件归档体系时,尽管不具备电子邮件控制功能,治理层仍然强迫性将归档体系放到了后台。公司的体系治理员Chuck Arconi说:"有很多用户会将电子邮件等所稀有据都保存下来。"当时Foxhollow公司年夜约有600多名员工,然则它的电子邮件体系却占用了400GB的存储容量。

随后当公司陷入一宗诉讼时,另一个问题出现了。忽然之间,对电子邮件归档工程的投资不再是一个有争议的问题了。 他说:"司法部分很轻松地就发清楚明了必须向全部工程付出必定的支出。实际上,他们给我们的钱是我们须要的两倍多。" Aconi的团队从Mimosa公司新购买了一个体系,解决了诉讼预备问题。 Arconi指出:"以前,律师的专职助手平日要花2到4个小时的时光在所有的电子邮箱中查找合适的信息。如今只要轻轻点一下鼠标就可以了。"

IT做好了它该做的预备,投资也在公司须要的时刻及时到来。有些公司的命运运限可能就没这么好了。 显然,晚一点的话诉讼可能就受到影响了,公司在诉讼预备上的投资是值得的。

不要认为你对电子发明的需求是不变的

假如你认为你的公司老是只需必定程度的诉讼预备的话,那你就错了。跟着公司范围的扩年夜,可能涉及诉讼的器械也越来越多,跟着经营方法的变更,公司的档案也在变更。

CF Jordan公司是一家贸易扶植办事供给商,自从1969年开端就一向为美国西南部的企业用户办事。然则当公司高管意识到公司本身承担了重点工程的保险越来越多时,公司发明四周的情况跟以前不合了。公司的IT主管John Buraczyk说:"工程融资的方法存在很年夜的隐患,我们必须确保可以在须要时找到合适的数据。" 为了保护本身,它从C2C Systems公司购买了电子邮件归档软件。Buraczyk向公司治理层包管,不管在任何时刻须要,他们都可以在1个小时以内找出所需的材料。

摸索存储设备选择

电子发明平日会迫使企业从新评估拜访存储设备的解决筹划。不关键怕作出修改。

例如,债务公司Pinnacle Financial面对着一个电子邮件保护的问题,该公司拥有1400多名员工和100个阁下分布于美国各地的营业点,年夜部分员工都将信息保存在本地,所有的文件都附有小我存储表。 固然对于单个用户有利,然则企业用户的IT部分很难跟踪PST(小我存储表)。Pinnacle Financial公司的IT副总裁Rick Chin指出:"我们的微软Exchange办事器增长太快了,我们必须建立一个SAN来更有效地治理数据。"

有了新的NetApp体系和Mimosa软件,Pinnacle公司可以经由过程卸载归档的方法将电子邮件主存储设备的请求从128Gbytes减到16Gbytes。假如不改变存储设备基本构造,这家公司可能到如今都还在头疼。

信息的上传下达

不合行业对于合法性和诉讼预备的请求也都不合。熟习你地点特定市场的惯例做法。

电子发明参谋公司Contoural的首席履行官Mark Diamond说:"有些企业对风险的本质懂得得更深,是以比其他企业更轻易调剂成本。"

房地产、建筑、财经办事和医药等行业都是诉讼较多的行业。CF Jordan公司的Buraczyk说:"我们每过一段时光就会被告状一次。"

有些律师事务所还专门研究了这个范畴的专业常识。 佛罗里达Ft.Lauderdale的Akerman Senterfitt、西雅图的Kirkpatrick & Lockhart Preston Gates Ellis LLP和密尔沃基的Quarles & Brady LLP都是专注于电子发明范畴的公司。

检查外包的选择余地

很多企业没有时光去亲自做诉讼查找工作。是以Catalyst、IBM和Iron Mountain等厂商就供给了外包办事。 供给的办事包含电子邮件归档、数字记录保密以及全部诉讼回应等。

Enterprise Strategy Group的高等分析师Brian Babineau说:"外包为企业们供给了很多潜在的好处。" 年夜部分企业偏向于从寻找为公司省钱的外购筹划出发去评论辩论外购。 别的,外包办事供给商可能加倍熟习电子发明问题,也许他们在供给办事时比公司内部员工速度更快、更有立异性或者更灵活。并且,邮件中继服务指在不改变用户邮件地址(发件人)的前提下,将用户邮件通过第三方中继公司多链路SMTP邮件转发,外包也是解放员工,让他们可以专注于核心营业的好办法。

预备购买多种对象软件

Gartner公司的研究副总裁Debra Logan说:"如今的电子发明市场有种狂野西部的感到。" 客户们应当会乐于适应多个解决筹划之间缺乏集成度的情况,然后寻求特定情况下的最佳筹划。

Foxhollow Technologies公司的Arconi说:"假如我们去应用那些我们推敲过的某些不合产品的话,反垃圾邮件网关是1994年的绿卡事件,是垃圾邮件的起源。美国一对律师夫妇,在国际互联网上大量散发一条内容相同的虚假广告,称他们可以帮助新移民申请绿卡,我们认为会须要很多集成和帮助的软件。"

有人表示,一家厂商供给整套电子发明解决筹划的情况可能异常少,那是不切实际的设法主意。在检查不合的产品时就可以清楚地看出那一点。 今朝领先的电子发明厂商都是从不合的角度出发的。Contoural公司的Diamond说:"一家厂商也许可以开辟出一款好的归档体系或者法庭体系,然后再在上面添加其他功能。"

在某些特定情况下,重要功能是归档的产品也许可以在其他的自力办事器上运行电子发明组件。在其他的情况下,它们甚至可以有自力的登录体系和用户界面。 这就可以依次推动中小型企业培训和整合的请求增长。

瞻望电子邮件的将来

合规体系最初的重点一向放在电子邮件归档上面。很多企业已经精确地意识到这些体系缺乏合理的法度榜样,是以它显然是开端建立电子发明基本构造的起点。

然则立法者们并不只对电子邮件感兴趣。在美国、澳年夜利亚和新西兰等地均拥有广泛营业的国际性纤维水泥技巧供给商James Hardie LV在2006年发明它须要的不仅仅是电子邮件归档,还有其他很多器械。 IT经理Steve Killan说:"我们必须安装一个体系来治理文件体系。"除了应用EMC公司的EmailXtender来归档电子邮件信息之外,公司还安装了StoredIQ公司的Intelligent eDiscovery解决筹划来跟踪文件数据。

Enterprise Strategy Group公司发明,有十分之六的查找请求涉及到办公效力软件的信息,比如Microsoft Office等,有一半的查找请求跟存储在数据库治理体系中的信息有关。 ESG公司的Babineau说:"年夜部分企业还没有预备共享它们的数据库治理体系中的信息。"

不要象一群老鼠一样

很多IT部分都很担心他们是否可以或许向律师供给所需的体裁以及避免招致诉讼问题。是以,很多企业已经开端将所有的数据都保存下来。 Gartner公司的Logan解释说:"有些企业一向在尽力为最坏的情况做预备,它们将所有的器械都保存起来,然则那是没须要的。"实际上,那种做法除了让企业的存储设备政策变得异常复杂和增长存储设备成本之外没有任何用处。

企业们必须找出一些有效的政策。记住FRCP老是存在一些误差的。 假如一家企业制订了一项看似合理的政策并且企业似乎也很尽力地去遵守它,那对于监管机构来说就够了。

业内专家们称,企业们应当将信息在网上放六个月,然后经由过程磁带等办法保存一年阁下的时光。平日,假如信息保存的时光跨越一年半的话,它就没有须要再保存下去了。 然则,行业不合,律例也是不合的,是以在实施弃用政策之前最好咨询一下律师。

不要骄傲骄傲

电子发明的问题重要始于电子邮件重要性的增高。然则其他情势的电子信息也日渐成为潜在的信息来源。 Gartner公司的Logan说:"问题是法庭什么时刻才会作出必须去查找即时通信和文本短信息的决定。最终可能会请求企业供给获取那些信息的方法。"

结论是什么呢? 假如你的公司处于诉讼很多的行业,你最好开端寻找实用于各类电子信息的归档解决筹划吧。

责任编辑:站长的自我修养 

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